3.1 Gambaran Umum SMK Negeri 1 Berastagi

Lembaga atau instansi pendidikan mengalami perkembangan yang sangat pesat akhir- akhir ini. Penyedian sarana dan prasarananya sudah jauh lebih baik, programnya semakin menarik dalam memenuhi lulusan SMK yang berkualitas, disamping kemampuan guru-guru sudah jauh lebih baik pula.

Akibat perkembangn tersebut kemampuan manajerial Kepala Sekolah juga harus lebih tinggi. Tanpa manajerial yang baik, tidak mungkin lembaga pendidikan dapat menjawab tantangan tersebut. Untuk itu kepala sekolah perlu bantuan oleh beberapa wakil kepala sekolah yang memepunyai tugas yang berbeda-beda.

SMK Negeri 1 Berastagi merupakan salah satu lembaga atau instansi bergerak dibidang pendidikan yang dipimpin oleh seorang kepala sekolah yang memegang wewenang dan tanggung jawab terhadap lembaga tersebut. Lembaga ini didirikan untuk melayani masyarakat dalam bidang pendidikan yang mana lembaga ini memberikan informasi tentang perkembangan kedepannya, sehingga masyarakat dapat melakukan pengembangan pendidikan yang lebih baik.

SMK Negeri 1 Berastagi didirikan pada tahun 1981, yang terletak di Jl. Pendidikan No. 1 Berastagi. Berdirinya SMK Negeri 1 Berastagi ini dilatarbelakangi oleh kemajuan zaman yang semakain berkembang khususnya dalam dunia pendidikan.

Sekolah didirikan dengan tujuan :

  1. Membantu masyarakat sekitarnya.
  2. Mencerdaskan anak bangsa.
  3. Memudahkan anak didiknya dengan membekali mereka dengan ilmu pengetahuan,  keteranpilan dan keahlian.
  4. Menjadikan semua anak didiknya menjadi anak yang ulet dan terampil.
  5. Menjadikan semua anak didiknya menjadi anak yang bermutu dimasa yang akan datang.

3.1.1 Struktur Organisasi SMK Negeri 1 Berastagi

Organisasi merupakan kumpulan atau sekelompok dari manusia, peralatan dan fasilitas dalam suatu wadah atau tempat pengaturan tertentu untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Setiap organisasi harus memiliki struktur organisasi untuk menjaga keteraturan.

Struktur organisasi adalah suatu bagian yang dapat menunjukkan kedudukan , wewenang, dan tanggung jawab dalam organisasi. Dengan adanya struktur organisasi ini diharapkan setiap bagian dapat melaksanakan tugasnya masing- masing sesuai wewenang dan tanggung jawab yang telah diberikan sehingga tujuan organisasi / instansi dapat tercapai dengan baik.

Pada umumnya setiap perusahaan / instansi mempunyai struktur organisasi yang berbeda-beda menurut kegiatan usahanya. Sebagaimana peranan struktur organisasi dalam suatu perusahaan / instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan, memengang peran penting dalam meningkatkan kecerdasan kehidupan bangsa, dan untuk memberikan pengetahuan kepada siswa / siswi.

Berikut ini akan saya sajikan strktur organisasi SMK Negeri 1 Berastagi beserta tugas dan wewenang masing-masing bagian.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Negeri 1 Berastagi

  1. 1. Kepala Sekolah

Kepala sekolah adalah pemimpin teratas pengelola sekolah yang bertanggung jawab atas kegiatan :

  1. Proses belajar mengajar
  2. Kesiswaan
  3. Kepegawaian
  4. Peralatan pengajaran
  5. Keuanagan
  6. Ketatalaksanaan
  7. Pemeliharaan gedung dan perlengkapan sekolah

Tugas Kepala Sekolah baik educator, manajer, administrator adalah sebagai berikut :

  1. Melaksanankan insturksi Menteri Pendidikan dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Karo yang berlaku.
  2. Membimbing semua guru dan tenaga yang lainnya ke arah kesempurnaan pelaksanaan tugas dan tingkah laku, baik di dalam maupun di luar lingkungan sekolah.
  3. Membimbing semua murid yang ada dalam asuhannya.
  4. Memimpin dan bertanggung jawab atas pengelolahan sarana dan prasaranan, dana, serta pelaksanaan tata usaha sekolah.
  5. Mengatur proses belajar dan mengajar sesuai dengan pelaksanaan kurikulum secara tepat guna dan berdaya guna.
  6. Melaksanakan administrasi sekolah secara kedinasan.
  7. Memberikan data kepada Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Karo.
  8. Melaksanakan 12 langkah kepemimpinan yaitu :
  9. Tahu jumlah pembantunya
  10. Tahu nama-nama pembantunya
  11. Tahu tugas masing-masing pembantunya
  12. Memperhatikan kehadiran pembantunya
  13. Memperhatikan peralatan pembantunya
  14. Menilai pembantunya
  15. Mengambil tindakan-tindakan
  16. Memperhtikian karir pembantunya
  17. Memperhatikan kesejahtraan
  18. Menciptakan sarana kekeluargaan
  19. Member laporan kepada atasan
  20. Menyusun sarana administrasi sekolah, sebagai berikut :
  21. Struktur organisasi
  22. Perincian tugas guru dan pegawai tata usaha
  23. Program kerja tahunan
  24. Penjabatab kelender pendidikan
  25. RAPBS (Rencana Anggaran Pembelanjaan Sekolah)
  26. Buku tamu
  27. Buku pengawasan
  28. Buku harian kerja
  29. Buku notulen rapat
  30. Buku pengumuman
  31. Buku catatan pembinaan teknis guru dan pegawai
  32. Seperangkat buku kurikulum
  33. Peraturan tata tertib
  34. Laporan bulanan, semesteran dan tahunan
  35. Jadwal pelajaran
  36. 2. Wakil Kepala Urusan Kurikulum

Uraian tugas WAKA Kurikulum sebagai berikut :

  1. Menyusun program pengajaran (mingguan, bulanan, semester dan tahunan) dan mengkurdisir pelaksanaannya.
  2. Memasyarakatkan dan mengembangkan Kurikulum.
  3. Menganalisa ketercapaian target kurikulum
  4. Mengkordinir Kegiatan Belajar Mengajar, termasuk pembagian tugas guru, jadwal belajar, evaluasi belajar dan sebagainya, kerjasama dengan Ketua Jurusan
  5. Mengordinasikan Persiapan Pelaksanaan UN / Ujian Sekolah, Ujian Kompetensi dan sebagainya.
  6. Menyusun Kreteria Kenaikan Kelas Dan Persyaratan Kelulusan Bersama Kepala Jurusan
  7. Mengarahkan Bahan Penyusunan RPP.
  8. Menggali Materi-Materi untuk Penyusunan Kurikulum dan Program Magang bersama Kepala Jurusan.
  9. Melaksanakan tugas lainnya yang bersifat mendadak diurus / tidak suruh yang bersifat positif oleh kepala sekolah.

10.  Menseleksi GTT kerjasama dengan Ketua Jurusan

11.  Kordinasi dengan Guru Terbaik.

  1. 3. Tugas Wakil Kepala Urusan Sarana dan Prasarana

Uraian tugas Waka Sarana dan Prasarana sebagai berikut :

1)      Menyusun Program kerja Pemanfaatan, Pemeliharaan dan Perawatan Sarana dan Prasarana (Bulanan, Semester dan Tahunan)

2)      Mengkoordinasikan Penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana.

3)      Mengkoordinasikan Pelaksanaan Pengadaan Usaha Praktik serta perlengkapan sekolah.

4)      Mengkoordinasi Pemeliharaan dan Perbaikan Pengembangan dan Penghapusan Sarana.

5)      Mengkoordinir Pengawasan Penggunaan sarana dan prasarana

6)      Mengkoordinir Evaluasi Penggunaan saran dan prasarana.

7)      Membuat laporan berkala dan hasil akhir.

  1. 4. Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaaan

Uraian tugas Waka Kesiswaan sebagai berikut :

  1. Menyusun program kerja pembinaan kesiswaan (bulanan, semester, dan tahunan).
  2. Menyusun program 5K- 7K dan mengkoordinasi pelaksanaannya.
  3. Mengkoordinasi pelaksanaan Pemilihan Ketua OSIS.
  4. Membimbing dan mengawasi ketua OSIS.
  5. Membina kepengurusan OSIS.
  6. Mengkoordinir pelaksanaan pemilihan calon siswa teladan, Penerimaan Beasiswa dan Paskibraka, kerjasama dengan pengajaran.
  7. Mengkoordinir perencanaan dan pelasanaan kesiswaan.
  8. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pembinaan kesiswaan
  9. Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan kegiatan luar sekolah, extrakulikuler.

10.  Kerjasama dengan piket SKJ.

11.  Melaksanakan tugas lainnya yang bersifat mendadak / tidak mendadak yang bersifat positif yang ditugasi oleh kepala sekolah.

12.  Membuat laporan berkala dan insidentil.

13.  Korduasi dengan guru terbaik.

14.  Mengkoordinir Upacara Sekolah.

  1. 5. Wakil Kepala Sekolah Urusan Humas

Uraian tugas Waka Humas sebagai berikuit :

  1. Merencanakan program kerja
  2. Membuat jadwal kegiatan kerja.
  3. Menghubungi DU/ DI yang dapat bermitra kerja untuk melaksanakan PSG.
  4. Menatar siswa / siswi untuk melakukan DU/ DI bersama-sama dengan kajur dan guru praktik yag ditunjuk.
  5. Memantau siswa dalam kehadiran dan kedisplinannya melakukan praktik di DU/ DI serta mendatanginya.
  6. Mencatat kemampuan-kemampuan apa yang diperoleh oleh siswa dari tempat praktek tersebut.
  7. Membuat kurikulum sinkronisasi bersama-sama dengan majelis sekolah (MS).
  8. Ikut serta dalam melaksanakan home conser, malam arrenairi, pergelaran, festival, uji kompetensi, dan lain-lain sebagai yang berkaitan dengan DU/ DI.
  9. Membuat laporan kerja.

10.  Melakukan koordinasi kegiatan kepada yang terbaik.

11.  Membuat laporan.

6.    Ketua Jurusan Dan Kepala Bengkel

Uraian tugas Ketua Jurusan dan Kepala Bengkel sebagai berikut :

  1. Membuat program kerja.
  2. Bertanggung jaweb atas semua kegiatan pendidikan secara operasional dalam jurusan/ kelompok bidang studi masing-masing.
  3. Menegakkan dan melaksanakan tata tertib sekolah.
  4. Mengadakan pertemuan / rapat guru-guru sesuai dengan seksi bidang studi masing-masing.
  5. Selalu berkonsultasi / bekerjasama dengan Pembina OSIS / staf kepala sekolah tentang peningkatan mutu pelajaran ataupun disiplin sekolah.
  6. Turut menertibkan siswa pada saat senam pagi dan krida
  7. Berusaha berkemampuan  secara simultan yang up to date mengadakan operasional sekolah baik kedalam maupun keluar masyarakat.
  8. Bersama-sama dengan Wakasek Kurikulum menseleksi GTT dan menyusun Roster.
  9. Membuat laporan.
  1. 7. Koordinasi  Bimbingan Dan Penyuluhan

Uraian tugas koordinasi bimbingan dan penyuluhan sebagai berikut :

  1. Menyusun program kerja BP/ BK tahunan.
  2. Memberikan penjelasan pada calon siswa tentang macam-macam rumpun/ jurusan program studi, kemampuan tamatan dan lapangan kerja yang dapat dimasuki.
  3. Memberikan bimbingan penyuluhan kepada siswa secara individu klasikal yang berkaitan dengan hambatan hidup, latar belakang social, pengaruh lingkungan dan kesukaran siswa.
  4. Mengembangkan potensi siswa sesuai bakat dan minat siswa.
  5. Membimbing siswa dalam pengenalan lingkungan dan DU/ DI.
  6. Memberikan wawasan tentang visi dan misi SMK khususnya Program studi seni music.
  7. Member dorongan (motivasi) pada siswa secara klasikal maupun individual untuk mencintai kerja.
  8. Menanagni permasalahan yang berkaitan dengan kenakalan siswa, penyimpamgan prilaku siswa dan gangguan belajar.
  9. Mengadakan kunjungan kepada orangtua/ wali siswa (mome visit bagi siswa yang mempunyai masalah.

10.  Membantu pelaksanaan seleksi Penerimaan Mahasisawa Baru (PSB).

11.  Membantu memasarkan tamatan ke dunia usaha / industri dan masyarakat serta menelusuri tamatan.

12.  Membuat peta kerawanan sekolah.

13.  Membina budi pekerti siswa.

14.  Menjalin kerja sama dengan seluruh tenaga.

15.  Mengerjakan tugas yang lain baik secara mendadak dari Kasek.

16.  Menyusun statistik kehadiran siswa.

17.  Menyusun laporan.

  1. 8. Tata Usaha

Uraian tugas Tata Usaha sebagai berikut :

  1. Menyusun Program Tata Usaha Sekolah (mingguan, bulanan dan tahunan).
  2. Merencanakan kebutuhan fasilitas tata usaha sekolah.
  3. Mengkoordinir kebutuhan tat usaha sekolah.
  4. Mengatur pengurusan kepegawaian.
  5. Menyiapkan dan menyajikan data statistik sekolah.
  6. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan kerumahtanggaan.
  7. Mengatur administrasi hasil proses belajar mengajar.
  8. Membantu kepala sekolah dalam pelaksanaan untuk mengembangkan sistem informasi sekolah.
  9. Mengatur administrasi sekolah/ alat, probot, ATK dan kesiswaan serta beasiswa.

10.  Memantau pelaksanaan 5K – 7K dilingkungan kantor administrasi.

11.  Mengatur pembagian tugas iket harian.

12.  Membantu kepala sekolah dalam menyusun RABS/ RIPS.

13.  Menyusun laporan.

  1. 9. Wali Kelas

Uraian tugas Wali kelas sebagai berikut :

  1. Membuat program.
  2. Memahami siswa dalam karakternya pada kelas yang diasuhnya.
  3. Memilih Ketua/ Wakil Ketua (sekertaris dan bendahara kelas).
  4. Mengatur tempat duduk siswa di kelas dan Can Out Kelas yang terpasang di meja guru.
  5. Mengkoordinir pengadaan kelengkapan kelas meliputi : gmbar presiden dan wakil presiden, burung garuda, papan absen kelas, daftar pembagian tugas, kebersihan dan tat tertib kelas siswa serta hiasan dinding.
  6. Mengumpulkan nilai dari guru dan memasukkan kedalam DKN dan mengisi Rapor / membagikan Rapor.
  7. Membuat siswa memecahkan masalah.
  8. Menjalin hubungan dengan orang tua siswa dan menghubunginya bila perlu.
  9. Membantu guru BP/ BK dan menengani kasus siswa.

10.  Mengajar sesuai dengan jadwal.

11.  Membuat pelaksanaan 5K/ 7K.

12.  Membina budi pekerti.

13.  Memeriksa pakaian seragam siswa serta atributnya.

14.  Memanggil orang tua siswa bila ada pelanggaran-pelanggaran.

15.  Membantu pelaksanaan upacara dan senam pagi.

16.  Membuat laporan.

17.  Melaksanakan tugas baik yang mendadak dari Kasek.

10. Guru

Uraian tugas Guru Sebagai Berikut :

  1. Menyiapkan perangkat mengajar semester, analisis program, rencana program pembelajaran dan kisi-kisi berikut evaluasinya.
  2. Melaksanakan administrasi siswa antara lain daftar nilai, daftar hadir, dan daftar kemajuan siswa.
  3. Melaksanakan kegiatan pembelajaran :
  4. Guru teori dan guru umum
  5. Menyiapkan bahan ajar dan alat bantu
  6. Memasukkan misi kejurusan pada mata diklat umum
  7. Melaksanakan bimbingan siswa.
  8. Mengembangkan alat bantu kegiatan belajar dan mengajar.
  9. Melaksanakan alat bantu kegiatan belajar dan mengajar.
  10. Mengembangkan bahan ajar sesuai dengan ajaran perkembanan IPTEK dan kebutuhan muatan lokal.
  11. Ikut serta dalam mengembangkan propesi, unit produksi hubungan industry, uji propesi, program magang, pemasaran dan penelusuran lulusan.
  12. Turut membantu piket dan menertipkan senam, mengawasi siswa saat hari krida.
  13. Mengikuti upacara bendera.
  14. Membina budi pekerti siswa.
  15. Mengajar minimal 24 jam pelajaran.

3.1.2 Sistem Informasi Sekolah Yang Sedang Berjalan Pada SMK Negeri 1

Berastagi

SMK Negeri 1 Berastagi merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan. Adapun system yang sedang berjalan selama ini dalam penyajian informasi pendaftaran SMK Negeri 1 Berastagi masih menggunakan system yang manual, dimana petugas pendaftaran harus melapor kepada bagian pendidikan untuk mengetik dan membuat table-tabel pendaftaran siswa yang kemudian file tersebut dicetak dan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan. Apabila ada pihak yang ingin mendapatkan informasi mengenai data siswa tersebut maka bagian petugas pendaftaran harus membuka arsip-arsip terlebih dahulu dan memeriksa satu persatu, sehingga akan membutuhkan waktu yang lama, belum lagi jika ada file atau arsip yang terselip atau hilang, tentunya ini terjadi kendala atau masalah.

Adapun gambaran dari system yang sedang berjalan yaitu :

  1. Siswa harus datang untuk mendaftar ke SMK Negeri 1 Berastagi
  2. Setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir yang disediakan oleh bagian pendaftaran dan menyerahkan berkas atau syarat-syarat yang diperlukan dan hal-hal yang kurang jelas dapat diperoleh dari petugas pendaftaran.
  3. Setelah formulir diisi bagian pendaftaran mengecek kembali formulir tersebut agar tidak terjadi kesalahan.
  4. Siswa harus melalui proses penyeleksian, diantaranya test kesehatan.
  5. Setelah melalui proses penyeleksian diadakan perengkingan nilai tertinggi dan terendah untuk menentukan jurusan.

Karena SMK Negeri 1 Berastagi masih menggunakan sistem yang lama  dalam penerimaan siswa maka permasalahan yang tidak ada tidak terpecahkan. Dan akan terjadi ketidakefektifan data yang yang diolah. Dengan demikian apabila ditinjau dari segi waktu , biaya dan tenaga yang harus dipergunakan lebih banyak. Maka system ini harus dirubah dengan membuat system yang baru sebagai alat untuk menyelesaikan masalah yang ada.